Автоматизированная система управления архивным делом субъекта РФ

ЗАДАЧА

Поток обращений за информацией в архивные учреждения со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с развитием предоставления государственных услуг. Увеличивается количество документов долговременного хранения, утверждаются новые форматы и правила использования и хранения документов в бумажном и электронном виде. В таких условиях традиционные методы работы не позволяет соблюдать нормативные сроки предоставления информации.

Кроме того, одной из приоритетных задач государственной программы «Информационное общество (2011-2020)» является развитие средств обработки и предоставления удаленного доступа к цифровому контенту, включая исторические и социально значимые документы архивных фондов.

Инновационным подходом к решению поставленных задач и повышению эффективности внутренней деятельности является создание централизованных электронных архивных ресурсов на уровне субъекта РФ.

РЕШЕНИЕ

Корпорацией ЭЛАР разработано комплексное решение «Автоматизированная система управления архивным делом субъекта РФ», позволяющее повысить эффективность использования информационных технологий, оптимизировать исполнение профильных функций и вывести на качественно новый уровень автоматизацию учета, хранения и управления архивным фондом.

Назначение решения:

• Повышение эффективности предоставления архивными учреждениями государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных функций
• Снижение влияния человеческого фактора на сохранность и целостность документов; значительное уменьшение количества обращений к бумажным оригиналам
• Повышение доступности объектов культурно-исторического наследия региона и внедрение современных информационных технологий
• Снижение временных затрат и оптимизация процессов выполнения технологических архивных процедур
• Сокращение финансовых затрат на обеспечение функционирования архивов и уменьшение занимаемых традиционными архивами площадей

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ

• Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов
• Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона
• Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала
• Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами
• Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

1. Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов

В современных условиях развития глобальных процессов информационного взаимодействия и необходимости предоставления государственных услуг возрастает общая нагрузка на архивные учреждения. Для повышения эффективности деятельности требуется внедрение специализированных систем, позволяющих автоматизировать все внутренние функции по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов. Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

При этом многие используемые информационные системы не справляются с возложенными на них задачами из-за отсутствия программных или аппаратных возможностей. Корпорацией ЭЛАР предлагается к внедрению в государственных и муниципальных архивах система автоматизации архивной деятельности «АИС АРХИВ», обладающая всеми необходимыми современными функциями и обеспечивающая:

• Учет, управление и исполнение поступающих в архивное учреждение запросов пользователей
• Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
• Формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов
• Контроль руководством исполнения пользовательских запросов
• Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива

2. Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона

Также необходимым условием для повышения эффективности деятельности архивов является перевод востребованных фондов в электронный вид и предоставление к ним доступа. В рамках решения производится оцифровка фондов архивных учреждений, создается массив электронных копий документов и индексная база в соответствии с используемыми справочниками и классификаторами, необходимая для обеспечения эффективного поиска по электронным фондам. Производится массовое сканирование и индексирование бумажных архивных документов и описей с применением специализированной промышленной технологии по созданию информационного ресурса:

• Подготовка документов к сканированию (расшивка дел, полистная проверка и нумерация страниц документов в делах)
• Сканирование документов, сохранение и обработка графических образов
• Сшивка и реставрация архивных дел
• Индексирование по согласованному списку полей
• Запись информации на информационные носители

При этом оцифровка может осуществляться как в производственных центрах корпорации «ЭЛАР», так и в создаваемых на территории заказчика центрах сканирования, реализуемых корпорацией с применением профессионального оборудования и современных программных продуктов.

Реализуется возможность перевода в электронный вид расшитых и нерасшиваемых документов размером от А5 до А2. При этом форматы графических образов, цветовой режим и требуемое разрешение определяются заказчиком, обеспечивается возможность визуального контроля получаемых изображений.

Работы по индексированию полученного массива проводятся с применением специализированных технологий массового ввода, гарантирующих качество информационного ресурса.

3. Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала

Для создания и обеспечения полнофункциональной работы со страховыми фондами и фондами пользования решением предусматривается создание лабораторий, объединяющих в единый комплекс все виды профессионального оборудования по созданию и использованию микрофильмов, переводу в электронный вид расшитых, нерасшиваемых документов и микроформ.

В рамках автоматизация лаборатории обеспечивается возможность загрузки и учета получаемых электронных образов в соответствии с используемым НСА:

• поставка документации на сканирование и микрофильмирование, ведение информации об обработке документов и микроформ
• протоколирование и регистрация операций по размножению, сканированию и индексированию документов и микроформ
• проведение работ по оценке качества
• ввод информации в систему и редактирование

Проводится обучение сотрудников заказчика работе с высокотехнологичным оборудованием создаваемой лаборатории.

Внедрение системы электронного читального зала

Развитие цифрового контента и увеличение объема фондов пользования требуют расширения возможностей учетных систем и внедрения средств доступа к электронным документам, способных максимально эффективно реализовать все функции по получению архивной информации пользователями и исследователями.

«Электронный читальный зал» решает задачи доступа к информационным ресурсам, учета требований и сокращения сроков предоставления материалов по запросам исследователей и пользователей, обеспечивая:

• доступ к электронным фондам
• регистрацию и редактирование учетных сведений пользователей и тематик их исследований
• прием на исполнение, передачу на визирование новых требований, закрытие исполненных требований и просмотр их списков
• прием, выдачу и возврат дел в архивохранилище
• использование специальных средств и оборудования учета (штрих-кодирование и RFID-технологии)

4. Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами

Основной задачей решения является обеспечение доступа к разрозненным электронным архивным ресурсам в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг. Для этой цели все оцифрованные фонды объединяются в централизованном хранилище под управлением специализированной ECM-системы.

Используются приобретенные и оформленные в соответствии с лицензионными соглашениями производителей программные средства, обеспечивающие управление информационным ресурсом, базами данных и сетевое взаимодействие:

• хранение индексной информации и графических копий документов без возможности несанкционированного удаления информации из системы
• резервное копирование и восстановление данных системы
• ввод индексной информации основного раздела (рубрика-фонд-опись-дело) и данных тематических комплексов научно-справочного аппарата, привязку электронного образа описи к ее индексной карточке, а также редактирование имеющихся в системе данных
• учет приема и исполнения запросов для регистрации, планирования и контроля исполнения запросов пользователей и заявок
• доступ к информационному ресурсу и поиск документов по основной структуре данных и НСА, просмотр электронных копий описей и дел сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале

Система управления электронным ресурсом обеспечивает:

• общее администрирование программно-технологического комплекса
• управление правами пользователей
• защиту от несанкционированного доступа к данным и их изменения
• настройку подсистем под особенности работы архива
• взаимодействие с внешними системами

В соответствии с требованиями существующего законодательства к защите информации и ограничению доступа к хранимым данным системой предоставляется возможность:

• регистрации пользователей и управления доступом к электронным регистрационным карточкам, электронным копиям документов и прочим ресурсам
• маскирования электронных образов документов в соответствии с определенными для пользователей правами доступа
• сохранения всех версий электронных копий и регистрационных карточек документов, хранящихся в системе
• хранения всех электронных образов документов в закодированном виде (метафайле), не допускающем фрагментарного копирования и просмотра средствами общего программного обеспечения
• Для хранения объединенного информационного ресурса используются интеллектуально управляемое хранилище данных на основе современных накопителей различного типа: RAID (HDD) для хранения БД и индексной информации, роботизированные библиотеки для энергонезависимого хранения электронных фондов (Blu-Ray/DVD).

5. Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

Развитие государственных и муниципальных услуг требует от ответственных учреждений не только утверждения административных регламентов, но и реализации средств доступа граждан к услугам в электронном виде.

Для этого решением предусмотрено внедрение подсистемы «Интернет-портал», которая предназначена для информирования населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда и предоставления доступа к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы в соответствии с законодательством РФ и региона. Обеспечивается одновременная работа неограниченного числа пользователей подсистемы.

В составе подсистемы функционируют Интернет-приемная архивных учреждений и виртуальный читальный зал, посредством которых осуществляются передача в архив требований пользователей на открытие доступа к информационному ресурсу, предоставление доступа и учет фактов работы удаленных пользователей с ИР.

Используемая система управления информационным ресурсом обладает широкими интеграционными возможностями как в виде стандартных коннекторов, так и в виде инструментов разработки программных интерфейсов, и в случае необходимости может быть проинтегрирована с любой используемой информационной системой.

Осуществляется интеграция объединенного архивного ресурса с региональным сегментом СМЭВ, что позволяет включить его в единое информационное пространство региона с реализацией межведомственного взаимодействия, аутентификацией, регламентаций прав, протоколированием действий пользователей и использованием электронной подписи. Также интеграция позволяет обеспечить доступ к госуслугам через единый портал государственных и муниципальных услуг.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Результатом работ по разработке, созданию и внедрению автоматизированной системы управления архивным делом региона является:

• Обеспечение доступа граждан и организаций к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы, как посредством отраслевого Интернет-портала, так и с помощью Единого регионального портала государственных услуг
• Повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов архивного дела за счет автоматизации рутинных процессов и процедур
• Сохранность документов посредством создания фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями;
• Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций благодаря созданию и наполнению автоматизированного научно-справочного аппарата по документам архивов и предоставлению доступа к электронным фондам
• Упорядочение процессов комплектования государственных архивов области путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий

Корпорация ЭЛАР Тел.: (495)792-31-31, Факс: (495) 251-36-03 E-mail: info@elar.ru, Web-сайт: www.elar.ru